یادگیری سازمانی زمانی اتفاق می افتد که موجب تغییر عقاید و دیدگاههای موجود شده و دیدگاه جدیدی را خلق کند و ازطریق ارتباط و تعامل به تمام سطوح سازمانی منتقل شود. این انتقال ازطریق مشارکت بهتر صورت می گیرد. یادگیری مشارکتی در سازمانهای یادگیرنده که دارای ساختارهای اصلی و زیربنایی است، تاثیرات عمده خود را برجای خواهد گذاشت. روشهای یادگیری در سازمان یادگیرنده عبارت است از رشد فردی، مدلهای ذهنی، دیدگاه مشترک، یادگیری گروهی و تفکر سیستمی که هریک از این پنج شیوه به نوعی با مشخصه های اصلی یادگیری مشارکتی همخوانی پیدا می کنند. گروههای مشارکتی را می توان کارکردن مسئولانه درقالب گروههای کوچک ناهمگون برای رسیدن به هدف مشترک تعریف کرد. برای افزایش کارایی گروههای مشارکتی ساماندهی درست آن یک ضرورت است. برخی صاحبنظران در این زمینه تعیین هدفها و فعالیتهای یادگیری، تعیین ترکیب گروهی و وظایف اعضای گروه و نظارت بر رفتار اعضا، تبیین انتظارات و رفتارهای مطلوب، آموزش مهارتهای همکاری به کارکنان، راهنمایی به موقع آنان و ارزشیابی از کارگروهی مشارکتی پس از اجرا را موردتاکید قرار داده‌اند. در ساماندهی گروههای مشارکتی بهتر است کار با گروههای دونفری و موضوعات آشنا شروع شود، برنامه زمان بندی شده موردتوجه قرار گیرد و فلسفه گروه مشارکتی همراه با مهارتهای کارکردن به شیوه مشارکتی برای کارکنان توضیح داده شود. تحقیقات نشان می دهد که بهترین ترکیب گروهی چهار تا شش نفر است. پژوهشها بر ناهمگون بودن این ترکیب تاکید کرده اند. از نقطه نظر فردی، یادگیری، دسترسی به اطلاعات، درک آن و کسب مهارتهاست. از نقطه نظر سازمانی، یادگیری بر بدست آوردن سنتها، دیدگاهها، استراتژی‌ها و انتقال دادن دانش متمرکز است. در هر دو دیدگاه یادگیری با کشف، ابداع، تشخیص، خلاقیّت، کشف و تولید دانش جدید همراه است.
یادگیری از دیدگاه سازمانی زمانی اتفاق می‌‌افتد که اطلاعات جمع‌آوری و به منظور تولید و گسترش حقایق جدید تجزیه و تحلیل شود، موجب تغییر عقاید و دیدگاههای موجود شود، دیدگاه جدیدی را خلق کرده و آن را از طریق ارتباط، تدریس و گفتگو و تعامل به تمام سطوح سازمانی منتقل کند. این تعامل از طریق تشکیل حلقه‌های کیفیت در سازمانها، بهتر صورت می‌گیرد.
به اعتقاد کارشناسان کارکنانی که از طریق گروههای کاری کار می کنند از کارکردن لذت بیشتری می برند. زیرا آنها به جای اینکه شنونده صرف باشند فعالانه در جریان یادگیری مشارکت می کنند وخود را مسئول یادگیری خویش می‌دانند. از جمله روشهای فعالی که امروزه توجه صاحبنظران را به خود جلب کرده است، تشکیل گروههای مشارکتی در سازمانها است.
این رویکرد در صورتی که به درستی ساماندهی و اجرا شود می تواند اثرات مثبتی داشته باشد .حال سوال اساسی این است که چگونه می توان از طریق این رویکرد از زمان در دسترس استفاده بهینه کرد؟ چگونه و چه زمانی کارکنان از راهنمایی و کمک مدیر بهره مند شوند ؟ چگونه کارکنان به طور اثر بخش با یکدیگر کار کنند؟ کدام ترکیب گروهی ایده آل است ؟ چگونه می توان یک تیم موثر تشکیل داد ؟ این تیم چه مشخصه هایی را باید دارا باشد و چه وظایفی را باید انجام دهد ؟ این مقاله درصدد است تا با اشاره به نظرگاههای جدید ، زمینه پاسخگویی به سوالات فوق را فراهم ساخته و بستر مناسب را برای ساماندهی کار گروهی مشارکتی در سازمانها فراهم سازد .
مقدمات یادگیری در سازمان یادگیرنده عبارتند از: رشد فردی، مدلهای ذهنی، دیدگاه مشترک، یادگیری گروهی، تفکّر سیستمی، که این مقدمات با ویژگیهای اساسی یادگیری مشارکتی یعنی وابستگی درونی مثبت، ایجاد احساس تعهد و مسئولیت (پاسخگویی فردی)، ارتباط چهره به چهره، رشد مهارتهای اجتماعی، پردازش گروهی در ارتباط است.
۱ـ رشد فردی در سازمان یادگیرنده منجر به افزایش توانایی فردی برای خلق نتایج دلخواه و خلق محیط سازمانی می شود که همه اعضای سازمان را تشویق می‌کند به اهداف انتخابی خود برسند. این روش با ویژگی وابستگی درونی مثبت در بین افراد که در آن رسیدن به نتیجه برای گروه مستلزم همکاری و کمک به یکدیگر در داخل گروه است، ارتباط دارد. احساس مسئولیت فردی نیز در تقویت رشد فردی تأثیر دارد. رشد فردی مستلزم رشد متوازن و مثبت و همفکری بین افراد است که باعث می‌شود افراد پس از خروج از گروه به عنوان یک فرد آموزش دیده و آگاه و متخصص در صحنه زندگی اجتماعی ظاهر شوند.
۲ـ ایجاد مدلهای ذهنی یعنی ایجاد تصور درونی مثبت از خود و متغیرهای محیطی در جهان پیرامون که با دو ویژگی یادگیری مشارکتی یعنی ارتباط رو در رو جهت بحث و تبادل نظر و رشد مهارتهای اجتماعی (افزایش قدرت فکری، قدرت بیان و ارتباطات کلامی و غیرکلامی و کسب روابط دوستانه مبتنی بر احترام متقابل و رشد اعتماد به نفس در افراد) ارتباط دارد. رسیدن به تفکرات جدید و خلق دانش و یادگیری راههای خلاقیت و ابتکار در سازمان، مستلزم ارتباط متقابل و بحث و گفتگوهای اثربخش است و رسیدن به دستاوردهای مهم ذهنی خودبه‌خود باعث افزایش مهارتهای اجتماعی در افراد نیز می‌شود.
۳ـ ایجاد دیدگاه مشترک یعنی بنا شدن حس تعهد در گروه و ایجاد تصویر مطلوب از آینده با ویژگی پاسخگویی فردی – که منجر به احساس تعهّد و مسئولیت در تمامی اعضای گروه می‌شود – همخوانی دارد. به این معنا که تک‌تک اعضا نسبت به یادگیری خود و دیگران مسئول و متعهدند.
۴ـ ایجاد تفکر سیستمی مستلزم شناخت صحیح از کل سیستم، شناسایی نقاط قابل بهبود، درک نقاط قوت و تدوین راهکارهایی برای حل مشکلات است. به این معنا که گروه، اطلاعات را به بحث و تبادل‌نظر و مشورت می گذارد و هر یک با دید سیستمی به تفکر جمعی، بازخورد گروهی و در نهایت خلق راهکارهای جدید و تولید دانش در یک موضوع و بستر اقدام می‌کنند. روش یادگیری گروهی در سازمان یادگیرنده باعث انتقال مهارتهای تفکر مشارکتی می‌شود. بر این اساس سازمان یادگیرنده و یادگیری مشارکتی با هم ارتباط داشته، و هر کدام بدون دیگری معنایی ندارد.
سازماندهی گروههای مشارکتی
در زمینه سازماندهی گروههای مشارکتی نظرگاههای گوناگون مطرح شده است که در این قسمت به برخی از آنها اشاره می‌شود . به اعتقاد جانسون و همکاران گروه مشارکتی ساختار مبتنی بر همکاری گروهی را جایگزین ساختار رقابتی می کند و مدیر در این فرایند به عنوان مهندس ، باید کار گروهی را به گونه ای سازماندهی کند که کارکنان براحتی بتوانند به کسب دانش و تجربه نائل شوند . برای رسیدن به این منظور باید در گروه مشارکتی حد اقل ۸۰-۶۰ درصد از وقت به کار مشارکتی اختصاص یابد .
پین و ویتاکر مراحل زیر را در سازماندهی کار گروهی مشارکتی ضروری می دانند :
* شناساندن اهداف گروه به اعضا. * تعیین مراحل انجام کار برای تحقق اهداف گروهی. * تعیین وظایف اعضای گروه.
* مشخص کردن نحوه همکاری ، حل اختلاف ، اتخاذ تصمیم. * رسیدن به توافق در زمینه ارزشیابی و کنترل عملکرد گروه.
* بررسی پنج گام فوق و رفع کاستیها. * تبدیل گروه به تیم.
گوکال در رابطه با سازماندهی کار گروهی مشارکتی موارد زیر را مطرح می‌کند:
* تعیین دقیق وظایف گروهها و اعضای هر گروه. * توضیح و تبیین ساختار کار گروهی مشارکتی. * توزیع برگه راهنما در بین کارکنان برای آموزش نحوه کار کردن آنها در سازمان به شیوه مشارکتی. * تعیین رفتارهای قابل قبول و مشخص کردن ضوابط و قوانین در فرایند اجرای روش کار گروهی مشارکتی مثلا گوش دادن هنگام صحبت کردن اعضای گروه ، نپذیرفتن نظرات بدون تامل ، رعایت نوبت و…
ترکیب اعضای گروه مشارکتی
در زمینه ترکیب اعضای گروه از نظر ویژگیهایی مانند نژاد ، زبان ، فرهنگ ، روابط عاطفی ، میزان توافق با یکدیگر و پیشرفت عملکرد دیدگاههای مختلفی مطرح شده است که اکثریت دیدگاهها بر نا همگونی اعضای گروه مشارکتی تاکید کرده‌اند .
پین و ویتاکر فواید و زیانهای توافق بدون قید و شرط گروههای یادگیری را مورد بررسی قرار داده اند . به اعتقاد آنها بالا بودن روحیه اعضا در این گروهها یک مزیت محسوب می شود. آنها در این زمینه به رفاقت بین اعضاء یک تیم ورزشی به عنوان عامل اصلی پیروزی تیم اشاره می‌کنند .
همچنین صداقت ، اعتماد ، عزت نفس، پذیرش اعضای گروه توسط یکدیگر و تعهد و وفاداری اعضا نسبت به اهداف مشترک گروهی موجب می شود که راحت تر با یکدیگر کار کنند . در گروههای بسیار موافق رفتار فردی تحت تاثیر رفتار سایرین قرار می گیرد و برای فرد بسیار سخت است که در برابر خواسته های آنها مقاومت کند . در مقابل ، این خطر وجود دارد که به دلیل سابقه دوستی ، اعضا نتوانند نقاط ضعف افراد همدیگر را یادآور شوند . پس به افراد قانون شکن و بی‌انضباط در گروه، بازخورد لازم داده نمی شود . به دلیل اینکه موانع و مقاومتهای کمتری در برابر هر تصمیم احساسی وجود دارد احتمال خطا بسیار زیاد است. توافق بیش از حد اعضا با یکدیگر زمینه های چالش ، تفکر و انتقاد را از میان می برد و هرگاه گروه احساس کند که دچار پسرفت شده است به‌جای اینکه رفتار تک تک اعضا را مورد ارزیابی قرار دهد عوامل خارجی را مقصر می داند . بنابراین گرچه وجود دوستی و رفاقت از ویژگیهای مطلوب هر گروه محسوب می شود لازم است همچنان که عدم توافقها به توافق تبدیل می شوند از زیانهای حاصل از توافق بیش از حد نیز جلوگیری شود. بر همین اساس است که «اکثر سبکهای یادگیری مشارکتی روی گروههای کوچک ۵ – ۴ نفره و ناهمگونی اعضای گروه و پاسخگویی اعضا در برابر عملکرد گروه تاکید می کنند».( داماس ، ۲۰۰۲ ،ص ۲ )
به اعتقاد هیرست و اسلاویک کارکنان نباید بر اساس تواناییهایشان به گونه ای تقسیم شوند که افراد قوی در یک گروه و افراد ضعیف در گروههای جداگانه قرار گیرند . به نظر او چنانچه زمینه فرهنگی و تحصیلی اعضای یک گروه متفاوت باشد، تجربه‌های سودمندتری را کسب می کنند.
پین و ویتاکر بین تیم و گروه تفاوت قائل می شوند به اعتقاد آنهاتیم برگروه برتری دارد و در یادگیری مشارکتی باید بیشتر روی شکل گیری تیم کار کرد . ویژگیهای یک تیم مؤثر از نظر آنها عبارت است از :
*اهمیت دادن اعضا به یکدیگر. *طرح آزادانه احساسات اعضا ضمن رعایت احتیاط و مهربانی. *اعتماد اعضا به یکدیگر.
* آشکار بودن دستور العملها و قوانین برای اعضا. *وجود صداقت و یکرویی در بین اعضا به دلیل آشکار بودن نقاط قوت و ضعف برای همه. * احساس مسئولیت و تعهد اعضا در برابر تحقق هدفهای مشترک. *فقدان حس منفی در بین اعضا با وجود اینکه ممکن است تمام اعضا با تصمیم اتخاذ شده موافق نباشند . *شناخت اختلافات و سعی همه اعضای گروه در رفع آن.
مردیت بلبین در مورد عملکرد تیم موفق مطالعاتی را انجام داده و یک الگوی تیمی را پیشنهاد کرده که در آن ۹ نقش اساسی مطرح شده است :
*هماهنگ کننده : در این نقش هماهنگی، سازماندهی و کنترل تیم مطرح است . هماهنگ کننده در مواقع لازم در تیم انگیزه ایجاد می کند .
هماهنگ کننده معمولا قدرت نفوذ زیادی دارد ، مورد علاقه اعضای تیم است، فردی خود رهبر و با وقار است و قادر است با تجزیه و تحلیل وضع موجود تعادل لازم را در تیم ایجاد کند .
* طراح : طرح با شور و شوقی که دارد تیم را به سوی عمل می کشاند و سعی می}کند بین نظرات پراکنده وحدت ایجاد کند .
* مجری : مجری کسی است که نظرها و برنامه ها را اجرا می کند . معمولا مجریان تیم افرادی سخت کوش و پر تلاشند و دوست دارند تیم اهداف و مسیر مشخصی داشته باشد . مجری عموما فردی انعطاف پذیر و محافظه کار است.
* ناظر : کار ناظر بررسی مشکلات تیم و ارزیابی پیشنهادها است . ناظران با تجزیه و تحلیل و تفکر پیرامون پیشنهادهای تیم، از رفتار عجولانه جلوگیری می کنند .
* مخبر : مخبر در اصل مولد عقاید و ایده‌ها است. عموما فردی خیال پرداز، مبدع و خلاق است ، تمایل زیادی به جنبه‌های غیر عملی قضایا دارد و ممکن است بعضا به دلیل واقع بینی نبودن، دچار اشتباهاتی هم بشود . بنابراین نیاز به کنترل بیشتری از سوی اعضای تیم دارد .
* بازرس : بازرس فرصتهای طلایی را برای بهبود عملکرد تیم کشف می کند و برای این منظور ممکن است در خارج از گروه مذاکراتی با دیگران داشته باشد . بازرسان تیم عموما افرادی پر شور ، خلاق، خونگرم و اجتماعی هستند و ممکن است گاهی به وعده های خود نیز عمل نکنند . به خاطر اخلاق خوب و مهارتهای ارتباطی که دارند راحت تر می توانند از زیر بار مسئولیت شانه خالی کنند .
* نیروی کاری تیم : انـرژی نیروی کاری تیم صرف بهبـود ارتباطات میان اعـضا می‌شـود. وی اصولافردی ژرف نگر و قابل اعتماد است و می تواند برنامه های کاری پوشیده مانده را آشکار کند . نیروی کاری تیم گرچه رابط بسیار خوبی است اما در انجام وظایف تیمی مشارکت زیادی ندارد و اگر نتواند نقش استحکام بخشیدن را در تیم ایفا کند به راحتی به دست فراموشی سپرده می شود .
* تکمیل کننده : تکمیل کننده روی حالتهای اضطرار و ضرب الاجل برای رسیدن به اهداف تاکید می کند. این افراد معمولا عصبانی ، حساس و نگران در مورد تکمیل وظایف هستند، ضمن اینکه بسیار منظم و هوشیارند . «تکمیل کننده» تحمل اعضای سطحی نگر و بی دقت را ندارد و به آنها در مورد گذشت زمان تذکر می دهد . این تذکر‌ها گاهی اوقات ممکن است روحیه بعضی از اعضای تیم را تضعیف کند .
* متخصص : این نقش به الگوی اولیه بلبین اضافه شده است . متخصص مهارتهای تکنیکی یا دانش اختصاصی خود را برای بهبود عملکرد تیم بکار می گیرد و معمولا پیشاپیش تیم حرکت می کند . گاهی اوقات این افراد در عملکرد خود تکروی دارند.
سازمان های امروز بیش از هر زمان دیگری به خودآگاهی ، خودارزیابی، خودآموزی، دگرآموزی، مشتری محوری (تکریم ارباب رجوع)، ریسک‌پذیری، تحول و نوآوری نیازمندند. از سوی دیگر تقویت روابط عاطفی و مسئولیت پذیری ، افزایش تعامل رو درو، بهبود مهارتهای بین فردی و توسعه خودکنترلی در بین کارکنان، ضرورت تدوین برنامه‌های آموزشی با نگاهی استراتژیک را مورد تاکید قرار می”دهد.
نقش مدیر در فرایند ساماندهی گروههای مشارکتی، آماده کردن کارکنان برای مشارکت است. توافق در بین اعضای گروه و همچنین ناهمگونی اعضای گروه اثر بخشی رویکرد مشارکتی را افزایش می‌دهد.