مالون و دیویدو ۱۹۸۶اصطلاح سازمان مجازی، اولین بار توسط موشویتس در سال و MALONE اولین کسانی بودند که DAVIDOW را مطرح کردند. سازمان مجازی حیطه وسیعی از فعالیتهای سازمانی اقتصادی و غیراقتصادی »بنگاه مجازی« به طور دقیق و سازگار در کتاب خود ایده را میپوشاند. کسب و کار الکترونیک شامل کار در خانه( ، صنایع کوچک و متوسط مجازی تا شبکههای بزرگ کسب و کار در حیطه TELEWORK) فعالیتهای اقتصادی قرار میگیرد. از سوی دیگر، در سایر بخشها نیز سازمانهای مجازی خصوصا در همکاری میان موسسات علمی، گروهها وسازمانهای غیرانتفاعی و غیردولتی دارای کاربرد وسیعی است.اهمیت سازمان مجازی در این گونه فعالیتها شامل موارد زیر میشود: .
- اشتراک و همکاری در منابع، قابلیتهای محوری و تسهیم هزینه ها میان چندین شرکت یا موسسه؛
- شکلهای مختلف سازماندهی و امکان انعطافپذیری در سازماندهی؛
- وجود فناوری اطلاعات بهعنوان عامل اصلی و تواناساز
- ۳ . اجرای عملیات شبکه ای
ویژگیهای سازمانهای مجازی گرچه از عمر مفهوم سازمان مجازی نزدیک به دودهه میگذرد، لیکن هنوز هم در ادبیات مزبور تفاوت در تعاریف ونگرشها وجود دارد. علت این امر پویایی مفاهیم و بروز پدیدههای گوناگون و نوین در حیطه مزبور است. لذا در این مقاله سعی شده تا تعاریف و ویژگیهای ارائه شده بهگونهای جامع نظرات متخصصان مطرح این رشته باشد. تعریف سازمان مجازی :سازمان مجازی، شبکهای پویا از سازمانها، شرکتها، موسسات و حتی افراد مستقلی است که در قالب اشکال گوناگون –الف فعالیتهای کسب و کار گروهی، تحت یک نام مشخص که الزاما نام واقعی هیچیک از اعضای شبکه نیست، بهصورت موقت یا دایمی گرد هم آمدهاند تا با تسهیم هزینهها، قابلیتهای محوری، ریسکها و امکانات از فرصتهای کسب و کار برروی یک بستر فناوری اطلاعات و نیز با بهکارگیری فناوری اطلاعات، استفاده کنند. ماهیت کسب وکار :کسب و کار سازمان مجازی یک ماهیت نوآورانه، همکارانه، همفزاینده و پویا در قالب عملیات شبکهای در میان اعضا –ب (شرکتهای تشکیلدهنده )دارد که بهصورت فرهنگ سازمانی مشخص نیز در عملکرد کلیت سازمان بروز میکند. ساختارها :در سازمان مجازی گرایش کلی بهسوی از بین رفتن سلسله مراتب عرضی و نیز کاهش نیاز به عملیات و ساختارهای فیزیکی است تا –ج بدین وسیله بهرهوری بیشتری میان اعضای شبکه بهوجود آید .امکان پراکندگی جغرافیایی اعضا و وابستگی نمودار سازمانی و شکل روابط به شرایط تشکیل شبکه باتوجه به اهمیت ارتقای اثربخشی عملیات آن از ویژگیهای ساختاری این گونه سازمانهاست. مدیریت :در سازمان مجازی یک دیدگاه مدیریت مشترک و تسهیم فعالیت مدیریتی، رهبری، مالکیت تسهیمشده، برنامهریزی و تصمیمگیری –د جمعی، توافقی، عملکرد برمبنای اعتماد، همسرنوشتی و ریسکپذیری گروهی وجود دارد. ها- بستر و موتور حرکت: سازمان مجازی بر روی بستر فناوری و سیستمهای اطلاعاتی بنیان گذاشته شده و از سوی دیگر فناوری اطلاعات بهعنوان یکی از عوامل پویا و سازنده سازمان مطرح است. تبادل، توسعه، توزیع و تسهیم سازمان یافته اطلاعات و اطلاعات سامان یافته مرتبط و متناسب با سطوح مختلف تصمیمگیری- عملیاتی، فعالیت اساسی سازمان و نیز حاصل عملکرد قابل قبول آن است که نهایتا در شکل دانش سازمانی مدیریت شده متبلور می شود. الگوهای ساختاری سازمانهای مجازی یک پاسخ مطلق وجود ندارد بلکه برحسب میزان اغنای شرایط مجازیبودن، میتوان »چه موقع یک سازمان، مجازی است؟«در پاسخ به این سوال که یک سازمان را در مکان مشخصی از طیف مجازی بودن قرار داد. از اینرو، میتوان درجات مختلفی از مجازی بودن را باتوجه به سه ویژگی اساسی زیر مورد شناسایی قرار داد: _ فرهنگ سازمان مجازی؛ _ شبکه مجازی؛ _ بازار مجازی. فرهنگ بهمعنای میزان موافقتی است که اعضای یک جامعه بهلحاظ ارزشها و عقاید مشترک با یکدیگر دارند .فرهنگهای سازمانی که گرایش به –الف تحول دارند، احتمال میرود بتوانند مجازی شوند و توانایی بالایی بهلحاظ استفاده فعالانه از فرصتهای درون و برون سازمانی دارند. شبکه مجازی بهمعنای گروهی از سازمانها یا گروه های درون سازمانهاست که تــوسعه و حفظ روابط الکترونیــک برای پیشرفت موفقیتآمیز –ب نامیده میشود که بر پایه روابط طولی، عرضی یا »مشارکتهای ارزش افزوده« وضعیت مجازی آنها نقش حیاتی دارد. روابط درون شبکه غالبا تحت عنوان همـــزیستانه (بنا شده است. این امور مرتبط است با رقبا، همکارانی که در زنجیره ارزش قرار دارند و نیز فراهمآورندگان خدمات و SYM BIOTIC) کالاها که همگی تحت یک چتر پوشش داده شدهاند تا در مقابل سازمانهای خارج از شبکه، به مزیت رقابتی بالاتری، بهصورت جمعی دست یابند. ماهیت مشارکتهایی که سازمان مجازی را شکل میدهند، قدرت و نیز قابلیت جایگزینشدن آنها مشخص میکند که ساختار بهینه آنها چگونه خواهد
بود. شش الگوی سازمانی که برای ساختار سازمانهای مجازی مناسب تشخیص داده شده به قرار زیر است:
بازار، الگوهای پیمان ارزشی، الگوهای هم پیمانی، الگوهای پیمان ستارهای، صورتهای مجازی، کارگزارهای مجازی
الف – صورتهای مجازی، عبارتند از همان سازمانهای سنتی که اکنون برروی فضای مجازی (اینترنت) حضور دارند
ب – الگوی همپیمانی: در این سازمانها همکاری تسهیم شده میان چندشرکت وجود دارد به گونهای که هر شریک تقریبا سهم مساوی از منابع، قابلیتها، مهارتها و دانش را به اشتراک میگذارد و بدین ترتیب کنسرسیومی تشکیل میشود. این الگو برای اجرای پروژهها مناسب است و برحسب توافق شرکا میتواند موقت یا دایم باشد.
ج – الگوی پیمان-ستارهای: در این الگو، شبکه هماهنگی متشکل از اعضای بههم پیوسته وجود دارد که هسته یا محور را تشکیل میدهد و در اطراف آن سازمانهای دیگری بهعنوان اقمار قرار میگیرند. هسته مرکزی که رهبریت را بهعهده دارد دارای نقش برتر بوده و قادر است قابلیتها، تخصصها، دانش و منابع لازم را برای عملیات تعریف شده و نیازهای اعضای فراهم آورد.
د- الگوی پیمان-ارزشی :الگوهای پیمان ارزشی، طیفی از تولیدات، خدمات و امکانات وابسته به یکدیگر را برمبنای ارزش قابل دستیابی در یک صنعت یا زنجیره ارزش مشخص گرد هم میآورد. شرکت های عضو این سازمان مجازی، همگی در کار خود متخصص بوده و در بازار یا قابلیت محوری خود کاملا متمرکز هستند. سازمانهایی که بر پایه الگوی پیمان بازار ایجاد شدهاند، بهمنظور هماهنگی ساخت و تولید، بازاریابی، فروش و ترویج مجموعهاز – ها- الگوی پیمان-بازار ارزش از این جنبه است که احتمالا چندین – تولیدات و خدمات متنوع اما سازگار گرد هم میآیند .
تفاوت میان الگوی پیمان-بازار با الگوی پیمان زنجیره ارزش در الگوی پیمان بازار درگیر هستند.
الگوی کارگزاران مجازی :کارگزاران مجازی درواقع طرحریزی شبکههای پویا را برعهده دارند .این کارگزاران فرصتهای استراتژیک نوینی را به عنوان –و عرضه کنندگان شخص ثالث ارزش افزوده مانند موارد معمولی بازاریابی اینترنتی و یا کارگزاران اطلاعات ارائه میکنند که حول خدمات ویژه اطلاعات تجاری به ایجاد یک ساختار مجازی اقدام میکنند. این الگو نسبت به سایر الگوها بیشترین انعطاف را داراست و ویژگی دیگر آن این است که معمولا موقتی است. فرایند تشکیل سازمان مجازی هنگامی که یک فرصت کسب وکار تشخیص داده میشود، نیاز به برنامهریزی و ایجاد سازمان مجازی، ایجاد موافقت یا قراردادهای همکاری میان اعضا یا شرکای مناسب و تنظیم و آرایشدهی زیرساخت مورد نظر برای اجرای عملیات طبق توافق، پدید میآید. مراحل عمده و عملیات لازم برای ایجاد سازمان مجازی در شکل شماره یک آمده است. عوامل تثبیتکننده سازمانهای مجازی در پایداری و تثبیت سازمان مجازی دو عامل نقش اساسی را بازی میکنند که بهقرار زیر است: . . امنیت در کسب و کار و تبادل اطلاعات ۱ . . ایجاد جو اعتماد در سازمانها یا شرکتهای عضو سازمان مجازی ۲ امنیت در تبادل اطلاعات دارای سه جنبه اصلی است که عبارتند از: شناسایی، بدین معنی است که یا توسط شخص ثالث مورد اعتماد دوطرف، در مورد آنها تاییدیه صادر و یا از طریق تبادل رمز مشترک مورد –الف شناسایی طرفین، مبادله اطلاعات انجام شود. دسترسی، بدین معنی است که فضای مورد نیاز طرفهای استفاده کننده از اطلاعات باید کاملا شناسایی شده و به هر عضو در سازمان مجازی –ب دسترسی مناسب برای استفاده از اطلاعات ارائه شود. در این راه، وجود ابزارهای مهمی از قبیل کدهای شناسایی، دیوارههای آتش وغیره ضروری است. ( انتقال، بدین معنی است که انتقال اطلاعات برروی بسترهای امن از قبیل شبکههای خصوصی مجازی –ج VIRTUAL PRIVATE ( ویا درون شبکههای حلقهای بسته NETWORK)